دائمًا ما نسمع من خلال الأوساط التجارية عن الكثير من أنواع السندات مثل سند قبض مؤسسة وسند الصرف وسند الاستلام . فمالذي تعنية هذه الأنواع من السندات و ماهي أهميتها ؟ في الواقع قد لا يهتم الكثيرون بما يعنيه معني كلمة سند قبض مؤسسة تجارية أو سند استلام أو خلافة إلا أنها تمثل أهمية كبرى بالنسبة للشركات والمؤسسات التجارية في حد ذاتها إذ أنها تعبر عن المدفوعات والمقبوضات بشكل سلس وبسيط وفي نفس الوقت تقوم بعمل حصر للتدفقات النقدية الداخلة إلى المؤسسة والخارجة منها مما يسهل الأعمال المحاسبية بشكل كبير. سنقوم في هذا المقال من خلال موقع المجرة بالتعرف على كل ما يتعلق بما يعرف بسند القبض بكل أشكاله سواء كان سند قبض إكسل أو سند قبض ورقي.
في حالة المؤسسات الكبيرة تقوم هذه المؤسسات بعمل نموذج موحد لسندات القبض على مستوى كافة فروع المؤسسة على أن يتم عمل حساب واحد مجمع لكل نوع من أنواع المستندات الداخلية على مستوى الفروع ككل وذلك في نهاية كل فترة محاسبية.
دائمًا وبشكل عام تلجأ الشركات في المملكة بشكل عام فيما يتعلق بسندات القبض مع تعميم استخدام الحواسيب إلى أي شكل من أشكال برنامج سند قبض Excel وسوف نقوم في هذا المقال باستعراض العديد من نماذج سندات القبض سواء كان سند قبض Excel أو نموذج سند قبض Word.
محتويات الموضوع
تعريف سند القبض :
إن ذكرنا عبارة سند قبض مؤسسة تجارية أو مالية أو سند قبض مبلغ مالي فإن هذه العبارة تشير إلى سند يصدر بين طرفين أحدهما طرف مصدر والآخر طرف مستلم.
الطرف الأول ( المصدر ) وهو صاحب هذا السند والذي يقوم بدفع القيمة النقدية المسجلة بالسند إلى الطرف الثاني وهو طرف ( المستلم ) والذي يتم كتابة اسمه في السند وذكر صفته بشكل مفصل متى كان ذلك متيسرًا مع مراعاة ذكر الأعمال التي قام بها المستلم ليستحق عنها المبلغ المذكور بالسند وأيضًا يتم ذكر الطريقة التي سيتم بها سداد المبالغ الموجودة في السند إن كان السداد سيتم نقدًا أو بشيك.
ما هو الفرق بين سند القبض وسند الصرف وسند الاستلام :
تعني كلمة سند قبض كل ما يفيد باستلام مستحقات خاصة بأخرين نتيجة لأعمال قد قاموا بها أو حالات أخرى مثل رد السلف أو بيع أحد الموردين منتجات للشركات واستحق جراء ذلك مبالغ نقدية معينة كما يتم استخدام سند القبض أو كما يطلق عليه في هذه الحالة ( وصل قبض ) في إثبات استلام الموظفين بالمؤسسة لرواتبهم.
في حين تعني كلمة سند صرف السند الذي يستخدم لإثبات صرف مبالغ مالية لأي جهة أخرى قد تكون ناتج أعمال أو إكراميات أو تبرعات أو مقابل أي خدمات أخرى غير متعلقة بالنشاط الأساسي للمنشأة.
أما عند ذكر سند استلام فإننا نعني السند الذي يثبت استلام المؤسسة لاي مبالغ نقدية من الجهات الخارجية.
ما هي الركائز الأساسية المكونة لسند القبض :
يحتوى سند القبض على بعض الركائز الأساسية الهامة والتي تعد من شروط سند القبض وشرط أساسي لإقرار صحته وجعله مقبولًا محاسبيًا وهي كما يلي :
- تعريف السند : يجب كتابة عنوان الإيصال في المنتصف من الجهة العليا للسند ( مثلا سند قبض ) ولكي نكون أكثر تحديدًا من الممكن كتابة ( سند قبض نقدي ) إذا كان السداد سيتم نقدًا أو ( أو سند قبض شيكات ) إن كان السداد سيتم بشيك.
- تحديد تاريخ المعاملة : يعتبر ذكر تاريخ المعاملة النقدية أحد أهم شروط سند القبض وتنبع أهمية ذكر تاريخ المعاملة من جانبين على قدر كبير جدا من الأهمية وهما :
الجانب الأول : إثبات حق الجهة المستلمة للأموال في نقل ملكية هذه الأموال لها في هذا التوقيت تحديدًا وأيضًا إثبات إبراء ذمة الجهة التي قامت بسداد الأموال وإسقاط قيمة المديونيات المستحقة عليه والتي قد قام بموجبها بسداد هذه الأموال.
الجانب الثاني : تحديد الفترات المحاسبية التي سيتم فيها تسجيل قيمة هذه المعاملة لإظهارها في القوائم المالية الخاصة بالمؤسسة في تواريخها الصحيحة إعمالًا بمبدأ الاستحقاق في المحاسبة المالية. - اسم الطرف المستفيد : يتم ذكر اسم الطرف المستفيد بسند القبض بشكل واضح على أن يتم أيضا ذكر صفته كلما كان ذلك متيسرا. قد يكون الطرف المستفيد هو أحد الموردين أو القائمين بأي أعمال مرتبطة بالمؤسسة أو أحد الموظفين بالشركة أو أحد الشركاء وعلى ذلك يتم ذكر الاسم والصفة وذكر أي ملاحظات أخرى.
( مثال : أن قام المورد المؤسسة (أ) بإرسال مندوب (عبدالله) بموجب تفويض معه لاستلام وقبض مبلغ مالي من المؤسسة (ب) في هذه الحالة يتم التسجيل في خانة اسم المستفيد : المؤسسة (أ) – عنها / عبد الله – بموجب التفويض). - ذكر القيمة بالأرقام والحروف ( التفقيط ) : يتم مراعاة ذكر قيمة السند بطبيعة الحال على أن يتم ذكر القيمة بالأرقام في حقل مخصص وفي ذات الوقت يتم ذكر القيمة بالحروف في سطر مخصص لهذا الغرض في السند.
مثال : المبلغ 500 ريال سعودي
يتم كتابة الرقم 500 في الحقل المخصص لذلك في السند
يتم كتابة المبلغ بالأرقام في المكان المخصص له في سند القبض كما يلي : فقط خمسمائة ريال سعودي لا غير.
يفيد ما يتعلق بالتفقيط في حالة وجود خلاف حول الرقم المكتوب خاصة إن كان هناك تعديل أو كشط في الرقم ففي كل الأحوال يعتبر الرقم المكتوب بالحروف ( المفقط ) هو الأصح والذي من الواجب الأخذ به. كما أنه يؤكد صحة الرقم المكتوب في حالة عدم وجود أي تعديلات به وأنه هو المبلغ المقصود بالفعل ولا توجد أية احتمالية للخطأ.
مع مراعاة أنه في حالة حدوث خلاف بين الرقم المكتوب بالأرقام والرقم المكتوب بالحروف ( المفقط ) يتم الأخذ بالرقم المفقط.
- المقابل : من أهم شروط سند القبض هو ذكر المقابل التي على أساسه تم تقديم هذه المبالغ في مقابلها وذلك بطبيعة الحال في أي سند قبض مؤسسة سواء تجارية أو مالية.
- طريقة السداد : من الممكن أن يتم السداد نقدًا بشكل مباشر من خزينة الشركة أو عن طريق تحويل مصرفي أو بشيك بنكي ففي هذه الحالة يجب أن يتم ذكر كافة بيانات الشيك ( رقم الشيك – مبلغ الشيك – البنك المسحوب عليه) ويجوز المزج بين عدة طرق مختلفة للسداد بمعني أن يتم سداد جزء من المبلغ نقدًا والجزء الآخر بشيك.
- توقيع المستلم (المستفيد) : لكي يكون السند المتعامل عليه سند قبض مؤسسة مستوفيًا لكافة شروط سند القبض يجب أن يحتوي على توقيع المستلم بشكل واضح وأن يكون موضحًا في سند القبض المبلغ والتاريخ بشكل واضح أيضا.
- أن يتم طباعة سند القبض من ثلاث نسخ أحدها مع مصدر السند والأخرى مع المستلم والنسخة الثالثة يحتفظ بها المسؤول المالي لإجراء معاملاته المحاسبية.
اقرأ أيضًا في موقع المجرة : سند القبض في المحاسبة المالية
اقرأ أيضًا في موقع المجرة : نموذج سند قبض excel
اقرأ أيضا على موقع المجرة : هل البورصة مربحة ؟
أشكال نماذج سند القبض :
هناك العديد من أشكال نماذج سند القبض مثل نموذج سند قبض Excel أو نموذج سند قبض مالي Excel ونموذج سند قبض Word.ويراعي عند إصدار أي سند قبض مؤسسة أن يتم إصدار نسخة ورقية جنبا إلى جنب مع النسخة الإليكترونية المحفوظة بقاعدة بيانات الشركة وذلك لاستيفاء التوقيع الحي للمستلم على الأوراق وتسهل عملية الاحتفاظ بنموذج سند قبض Excel الرجوع إليه في أي وقت تستدعي الحاجة إلى ذلك فضلًا عن كونه احتفاظ بالبيانات الهامة للعملاء للرجوع إليها في حالة نشوب أي خلافات في أي وقت لاحق.
- نموذج سند قبض Excel :
يظهر نموذج سند قبض إكسل على النحو التالي :
اسم الجهة المانحة
رقم الإيصال
سند قبض
التاريخ / / 14 هـ
استلمت من : ……………………………………….
مبلغ وقدره : ……… ريال سعودي
فقط …………………………………………….لا غير
وذلك نقدًا / بشيك رقم :………………… بنك :…………………………
وذلك مقابل : ……………………………………………………
المحاسب المستلم اعتماد الصرف
……………. …………….. …………………..
- نموذج سند قبض Word :
لا يختلف نموذج سند قبض Excel عن نموذج سند قبض Word بشكل كبير وإنما تعد صيغة doc من الصيغ المفضلة للكثيرين لسهولة تعديلها وفقا للاحتياج سواء كان التعديل لاحتياجات العمل أو لأغراض احري مثل إضافة شعار المؤسسة على سبيل المثال وهو الأمر المعمول به في أي نموذج سند قبض مؤسسة.
- نموذج سند قبض pdf الجاهز للطباعة
يتم إعداد نموذج pdf الجاهز للطباعة والذي يتميز بسهولة استخدامه وسهولة طباعته في أي وقت ولكن يعيبه عدم إمكانية التعديل عليه بسهولة إلا من خلال برامج معينة إذ يجب العمل عليه كما هو بدون أية تعديلات
ما هي أهم عيوب ومزايا سند القبض :
- من أهم مميزات سند القبض بالنسبة لأي مؤسسة أنها طريقة سهلة وسلسة تمكن المسؤولين من معرفة التدفقات النقدية الداخلة والخارجة من والي المؤسسة.
- سهولة إجراء التسويات المحاسبية.
- بالنسبة لأي سند قبض مؤسسة فهو يعتد به قانونا في حالة نشوب أية نزاعات بين الأطراف.
ولكن برغم مزايا سند القبض نجد أن الأمر أيضا لا يخلو من العيوب فمن أهم عيوب سند القبض :
- ضرورة الكتابة عليه باليد مما يتيح الفرصة لوجود أخطاء إملائية أو أخطاء في الأرقام
- لا يغني أي سند قبض مؤسسة عن النسخة المحفوظة بقاعدة البيانات الرئيسية للمؤسسة إذ إن وجود أية عيوب في ورقة سند القبض مثل الشطب بالقلم أو وجود قطع بالسند تستدعي بالطبع الرجوع للنسخة المحفوظة. وأيضا لا تغني النسخ المحفوظة على قاعدة بيانات الشركة عن النسخ الورقية إذ إنه من الممكن أن تتعرض النسخ المعاملة بالحفظ على قاعدة البيانات إلى التلف لأي خطأ تقني.
بمعنى آخر أن أيًا من الطريقتين لا تغني عن الأخرى. - محاولة التلاعب في بند هام مثل تاريخ السند أحد أهم العوامل المساعدة في حالة الرغبة في الطعن في صحته.