سند القبض في المحاسبة المالية وما هي أهميته
عندما نتناول بحديثنا الحديث عن المؤسسات والمعاملات وجب علينا تعريف سند من أهم السندات التي يتعامل بها من يعملون في مجال المحاسبة المالية أو غيرهم وهو سند القبض .. فمما لا شك فيه أن كلنا قد تعاملنا بسندات القبض .. سنقوم من خلال موقعنا موقع المجرة باستعراض معنى سند القبض وما هي أهميته ومكوناته والفرق بينه وبين إيصال الدفع أو الفاتورة.
محتويات الموضوع
تعريف سندات القبض :
تعرف سندات القبض على أنها وثيقة أو إيصال بين طرفين يعرف الطرف الأول باسم صاحب السند أو المُصدر وهو الشخص الذي يلتزم بدفع قيمة السند. أما الطرف الثاني فهو الطرف المستلم وكما يتضح من اسمه فهو الشخص الذي يقوم باستلام الأموال من الطرف الأول وهو الذي يتم كتابة بياناته في الإيصال ويقوم بالتوقيع باستلام المبالغ المذكورة مع مراعاة تحديد نوعية الأعمال التي سيتقاضى المستلم الأموال في مقابلها إن كان الأمر يتعلق بالخدمات أو ذكر الأصناف التي سيقوم بتوريدها في مقابل هذه الأموال إن كان الأمر متعلقا بتوريد بضائع.
أيضا من الممكن أن يعرف سند القبض على أنه وثيقة يتم إصدارها منشأة معينة يتم من خلالها إقرار واعتماد صرف مبلغ معين لجهة أخرى أو أشخاص آخرين، وقد تكون جهة خارجية أو أفراد من داخل المؤسسة بمعنى أنها قد تكون مبالغ المنشأة مدينة بها لصالح جهة أخرى أو يكون موظف مثلا من داخل المؤسسة ويستحق مبالغ نتيجة أعمال خاصة قد قام بها أو مبالغ مستحقة له نتيجة تسويات معينة أو قد تكون مبالغ مقابل أي نوع من الأعمال والتوريدات لأي جهة أخرى.
ما هي البيانات الأساسية التي يجب أن تتواجد في سند القبض لكي يصبح مقبولا محاسبيا؟
1 – السند أو الإيصال :
يجب أن يتم تعريف المستند الموجود بين يديك فمثلا من الممكن أن يسمي سند قبض وإن أردت الدقة من الممكن أن يسمى سند قبض نقدي إن كان السداد سيتم نقدًا أو سند قبض شيكات إن كان السداد سيتم من خلال شيك.
2- تاريخ المعاملة :
يجب التأكيد على ذكر تاريخ المعاملة وتعتبر هذه أحد أهم شروط سند القبض ويعود ذلك لأنه في فترة لاحقة سيحتاج المحاسب المالي أو من سيقوم بتسكين الحسابات إلى معرفة الفترة المحاسبية التي تمت فيها الحركة المحاسبية للقيام بتسجيل الحركة في الفترة المالية التي تخصها وبالتالي إعداد القوائم المالية بشكل صحيح.
3- اسم المستفيد :
من الممكن أن يكون اسم المستفيد اسم شخص أو جهة ( شخصية اعتبارية ) أو أحد الشركاء في الشخصية الاعتبارية على أن يتم ذكر اسمه كما يلي : شركة ( xxxx ) – عنها / ( اسم الشخص ) وتعد هذه هي أفضل الصيغ لتمثيل الشخصية الاعتبارية وذلك سواء كان أحد الشركاء في الشركة مفوض باستلام المستحقات الخاصة بها أو مندوب عن الشركة وأيضا يتم الاستلام بموجب خطاب تفويض ممهورًا بخاتم الشركة، بشكل عام يعبر اسم المستفيد عن الشخص أو المنشأة التي قامت باستلام قيمة سند القبض.
4- قيمة سند القبض بالأرقام :
يتم إنشاء حقل في سند القبض لكتابة القيمة النقدية بالأرقام على أن يتم كتابتها بالأرقام العربية أو الإنجليزية وفقا للغة سند القبض، وقد يرى البعض ضرورة الحاق العملة بقيمة سند القبض في خانة القيمة بالأرقام كما يلي : 1000 ريال سعودي أو 1000 ر.س و لكن في الواقع ليس بهذه الدرجة من الأهمية وذلك يعود إلى النقطة التالية التي سنناقشها بالتفصيل وهي التفقيط.
5 – قيمة سند القبض بالحروف ( التفقيط ):
يعود مصطلح التفقيط لكون العبارة التي تحتوي على المبلغ المكتوب تبدأ دائما بكلمة فقط وتنتهي بكلمة لا غير، يضمن ذلك عدم إمكانية التلاعب في قيمة السند فعلى سبيل المثال لو كانت قيمة السند هي ( خمسون ألف ريال سعودي لا غير ) ففي حالة الرغبة في التلاعب من الممكن – في حالة توفر مسافة كافية قبل كلمة خمسون – إضافة كلمة مائة لتصبح ( مائة وخمسون ألف ريال سعودي لا غير ) .. فرق شاسع أليس كذلك ؟، وطبعا التلاعب في الأرقام أسهل بكثير .
تضمن كلمة فقط قبل المبلغ عدم وجود أي مسافة قبل القيمة المذكورة لإغلاق الطريق أمام أي شخص يرغب في التلاعب في سند القبض وتكتب كالتالي ( فقط خمسون ألف ريال سعودي لا غير ) وبهذا لا يمكن بأي حال من الأحوال كتابة أي كلمات بغرض التلاعب في المبلغ الخاص بسند القبض وإن أي كلمة تضاف قبل كلمة فقط هي بطبيعة الحال بلا أي جدوى، أيضا تفيد عملية التفقيط في سند القبض في حالة وجود أي خلافات فيما يتعلق بالقيمة المذكورة بالأرقام فيكون التفقيط بمثابة فيصل بين المختلفين أو في حالة وجود تعديل أو كشط في في الأرقام المكتوبة أيضًا يكون التفقيط هو الفيصل.
6 – الشرح أو المقابل :
ويعني ذلك المقابل الذي تم لقاؤه اعتماد السداد أو إصدار سند القبض ويتم عمل حقل في سند القبض لتوضيح ذلك على سبيل المثال : دفعة تحت حساب توريد عدد 1000 علبة أوراق طباعة أو المستحق للمورد عن توريد 1000 علبة ورق طباعة.
7- طريقة السداد:
ويتم فيها تحديد الطريقة التي سيتم سداد سند القبض عن طريقها فمن الممكن أن تكون طريقة سداد قيمة سند القبض نقدا أو بواسطة الشيكات أو من خلال تحويل بنكي، وإن كان السداد بشيك فيجب أن يوضع في الاعتبار وضع بيانات الشيك كاملة وهي تاريخ الشيك واسم المستفيد وقيمة الشيك والبنك الذي تم سحب الشيك عليه ورقم الشيك .
8 – توقيع المستلم :
أو من الممكن أن يقال توقيع المستفيد ويوضع توقيع الشخص المستفيد في نهاية السند أو في أسفله ويقوم فيها المستفيد بكتابة اسمه كاملا والتوقيع المميز له مع كتابة التاريخ الذي قام فيه باستلام المبلغ الموجود قيمته في سند القبض، من الوارد جدا الاعتماد على سندات القبض المكتوبة يدويا حيث أنها تغني عن الإيصالات القابلة للطباعة وتعتبر مثالية في حالات تأجير المعدات أو السيارات في مواقع الإنشاءات كما تستخدمها أحيانا سيارات الأجرة.
اقرأ أيضًا: الشراء بالهامش والتداول في ذات الجلسة
اقرأ أيضًا: كيف تؤثر الرافعة المالية على تداول العملات
اقرأ أيضًا: صناديق الاستثمار في مصر ودورها في الاسواق المالية
ما هي أهمية سندات القبض في المؤسسات والمنشآت بشكل عام ؟
- يعتبر سند القبض هو نوع من أنواع إثبات المعاملات النقدية التي تمت بين الطرفين وبذلك نضمن إثبات حق كلا من المُصدر والمستفيد .
- في مجال المعاملات التجارية التي تتسم بتوريد بضائع ذات خصائص ومواصفات وأشكال مختلفة يقوم سند القبض بدور الفيصل في تحديد المواصفات المتفق عليها لمنع الخلاف وقت التوريد الفعلي.
- وجود سند قبض يعتبر إثبات صريح يظهر في شكل قسيمة سداد.
- يظهر في سند القبض سبب إقرار أو اعتماد الجهة لعملية الصرف للمستفيد والتي يتضح فيها المهمة التي قام بها وبذلك نضع حدا بما يخص الأعمال سواء الأعمال التي تم الانتهاء منها أو تلك التي مازالت قيد التنفيذ.
- يعتبر سند القبض هو إقرار قانوني معترف به بما يفيد استلام المستحقات المالية المذكورة فيه لصالح المستفيد.
- يعتبر سند القبض إشارة لانتقال ملكية البضاعة المذكورة في السند من المستفيد إلى مُصدر السند وبالعكس انتقال المبالغ المذكورة في سند القبض من المُصدر إلى المستفيد. أي إنها عملية تبادل تتم من خلال الطرفين.
بشكل عام يعتبر سند القبض هو ضمان للطرفين المُصدر والمستفيد تضمن لكلاهما حقه في المعاملة المالية التي تمت وفي نفس الوقت تتضح أهميتها للجهة المُصدرة في إثبات المعاملات المالية في الفترة التي تخصها وذلك ما يعني إثبات كل المبالغ المالية التي تخص الفترة كل في فترته، مع ملاحظة أن كلمة سند قبض وسند دفع هي كلمة نسبية فهو بالنسبة للجهة المُصدرة هو سند دفع وبالنسبة للمستفيد هو سند قبض بمعنى أنه يجب النظر إليه في اتجاه تحرك الأموال وليس في جهة تحرك البضاعة أو المخزون مثلا.